Code de conduite

INTOUCH INSIGHTLTÉEET SES FILIALE

CODE DE CONDUITE COMMERCIALE ET D’ÉTHIQUE

INTRODUCTION

Nous avons pour principe que nos consultants, nos employés, nos dirigeants et nos administrateurs doivent respecter des normes rigoureuses de conduite honnête etéthique lorsqu’ils agissent en notre nom. Dans le présent code de conduite commerciale et d’éthique (ci-après le «Code»), toute mention de «nous», de la «société» ou de termes similaires fait référence à Intouch Insightltée et à ses filiales.

Le Code vise à promouvoir, entre autres:

  • la conduite honnête et éthique,incluant le traitement éthique de tout conflit existant ou potentiel entre les intérêts personnels et ceux de la société;
  • a communication totale, juste, précise, rapide et compréhensible dans les rapports et les documents d’information continue soumis aux organismes de réglementation des valeurs mobilières et dans les autres messages destinés au public;
  • la conformitéaux lois, aux règlements et aux règles applicables des instances gouvernementales;
  • les communications internes rapidespour signaler les contraventions au Code aux personnes appropriées, telles qu’elles sont identifiées dans le présent Code;
  • la responsabilitéde se conformer au Code.

Le Code vise à fournir une orientation générale pour un comportement éthique lors des interactions avec des personnes ou des entités, de la part des employés, des consultants, des dirigeants et des administrateurs à l’égard des clients, des fournisseurs, des instances gouvernementales et du public. Il est attendu que tous nos consultants, employés, dirigeants et administrateurs (ci-après «les membres du personnel») respectent les principes établis dans le Code lors de leurs interactions avec nous et en notre nom. Des agents ne peuvent pas être utilisés afin de se soustraire aux lois ou au présent Code et aux politiques qui lui sont associées. Les consultants, les employés, les dirigeants et les administrateurs ne peuvent pas retenir le service d’agents ou d’autres représentants qui se livreront à des pratiques contrevenant au présent Code en leur nom ou au nom de la société

CONFLITS D’INTÉRÊTS

Un «conflit d’intérêts» existe lorsque vos intérêts personnels nuisent de quelque façon que ce soit aux intérêts de la société et à vos tâches et responsabilités de consultant ou d’employé.

Vous devez éviter tout investissement, tout intérêt, toute association et toute relation qui nuisent, ou pourraient nuire, ou pourraient être raisonnablement réputés nuire, à l’exercice indépendant de votre jugement dans l’intérêt supérieur de la société et à vos obligations professionnelles à l’égard de la société. Toute opération d’importance ou relation qui pourrait raisonnablement donner lieu à un conflit d’intérêts doit être divulguée dès que cela est possible à un cadre supérieur;si un cadre supérieur n’est pas disponible,vous devez la signaler au président du conseil d’administration. Les dirigeants et les administrateurs doivent effectuer une telle divulgation au président du conseil d’administration.

Plusieurs situations peuvent donner lieu à un conflit d’intérêts. Parmi les plus courantes, on retrouve les suivantes, mais sans s’y limiter:

  • l’acceptation de présents, de faveurs ou de pot-de-vin offerts par les fournisseurs;
  • l’emploi dans une autre entreprise d’une industrie similaire (ou pour laquelle il existe une présomption initiale de conflit d’intérêts) ou qui nuit à l’exécution des tâches du poste ou au respect de la confidentialité des renseignements exclusifs;
  • la propriété d’une portion importanted’une autre entreprise qui nuit aux responsabilités et aux tâches à accomplir pour la société ou à l’exécution des tâches du poste;
  • des relations familiales ou étroites avec les fournisseurs, ce qui pourrait mener à compromettre accidentellement les intérêts de la société;
  • la transmission de renseignements confidentiels à la concurrence. Les employés et les consultants doivent traiter tous les renseignements provenant des clients, des fournisseurs et des autres tierces parties aussi soigneusement que les renseignements de la société;
  • les prêts accordés par la société aux dirigeants et aux administrateurs;
  • les activités d’investissement faites en utilisant des renseignements d’initiés;
  • la prestation d’une aide à une organisation qui met en marché des produits et des services qui font concurrence à ceux de la société. De telles organisations incluent des fournisseurs, des concurrents, des clients et des distributeurs.

Un conflit d’intérêts n’est pas toujours évident. Par conséquent, en cas de doute, consultez votre supérieur immédiat ou un cadre supérieur de la société si vous vous demandez si certaines actions pourraient créer à un conflit d’intérêts ou si vous prenez conscience d’un conflit d’intérêtspotentiel. Plusieurs facteurs doivent être pris en considération, incluant: la relation entre nous et l’autre entreprise, la nature de vos responsabilités en tant que consultant ou employé de la société et de celles de la personne en relation étroite avec vous ainsi que l’accès de chaque personne aux renseignements confidentiels de ses consultants ou de ses employés respectifs.

INTERACTION AVEC LES FONCTIONNAIRES

Toutes les interactions entre les consultants, les employés, les dirigeants et les administrateurs de la société et les fonctionnaires doivent se faire de manière à ne pas compromettre l’intégrité et la réputation des fonctionnaires et de la société. Toute apparence d’irrégularité dans les interactions avec les fonctionnaires, domestiques ou étrangers, est inappropriée et inacceptable. Toute participation, directe ou indirecte, à des paiements illicites, à des pots-de-vin, à des gratifications illicites, à des contributions indirectes ou à tout paiement similaire est expressément interdite, qu’elle puisse servir ou non les intérêts de la société. Une norme rigoureuse d’intégrité revêt une importance primordiale pour la société.

PROTECTION ET UTILISATION APPROPRIÉE DES ACTIFS ET DES OCCASIONS D’AFFAIRE DE LA SOCIÉTÉ

Les actifs et les occasions d’affaires de la société ont une valeur importante pour notre capacité concurrentielle et notre réussite. Les actifs de la société comprennent, sans s’y restreindre, les biens immobiliers, les renseignements confidentiels, les données exclusives, la propriété intellectuelle et la propriété personnelle. Les actifs de la société servent uniquement aux affaires de la société et sont réservés à son utilisation. Vous ne devez pas obtenir, utiliser ou détourner la propriété de la société pour votre utilisation ou votre bénéfice personnel, la modifier substantiellement ou la détruire ni la retirer sans avoir préalablement obtenu la permission de la direction. Le vol, la négligence et le gaspillage ont une incidence directe sur la rentabilité de la société. Tous nos actifs devraient être utilisés à des fins commerciales légitimes.

La société a le droit d’identifier les personnes qui ont accès à ses renseignements exclusifs et à quelles fins. Les membres du personnel ne peuvent pas utiliser ni divulguer les renseignements confidentiels, sauf s’ils sont autorisés par la société à le faire, et ils doivent mettre en oeuvre ou respecter des mesures visant à prévenir la perte de ces renseignements. Les consultants, les employés, les dirigeants, les administrateurs et les agents doivent également se conformer aux modalités de leur entente de consultation ou leur contrat de travail, le cas échéant.

Les occasions d’affaires et les autres débouchés de la société sont des actifs importants et doivent être protégés par les membres de notre personnel. Le détournement d’occasions d’affaires ou de débouchés par l’entremise des renseignements obtenus au cours du service à titre de consultant, d’employé, de dirigeant ou d’administrateur de la société ne sera pas toléré et doit être signalé à un dirigeant supérieur; si un dirigeant supérieur de la société participe à une telle activité, cela doit être signalé directement au président du conseil d’administration.

Les membres du personnel n’utiliseront pas leur statut de consultants ou d’employés de la société pour réaliser des gains personnels auprès des entités faisant des affaires, ou souhaitant en faire, avec la société. Si un bénéfice financier inapproprié est réalisé par un membre du personnel par l’entremise d’un conjoint, d’un enfant ou d’un membre de la famille habitant à la même adresse que le consultant ou l’employé et découlant de son emploi, ou par l’utilisation ou la mauvaise utilisation de renseignements confidentiels, le consultant, l’employé, le dirigeant ou l’administrateur en question doivent justifier tout bénéfice réalisé. Les membres du personnel doivent agir de manière à assurer que leur comportement résiste à un examen minutieux, le cas échéant.

COMPTABILITÉ ET DOSSIERS

Tous les livres, les dossiers, les comptes et les états financiers de la société doivent être maintenus de manière raisonnablement détaillée et doivent refléter, de manière précise et raisonnable, nos activités et notre situation financière, les transactions sous-jacentes et la cession des éléments d’actif. Ces livres, dossiers et états financiers doivent être conformes aux exigences des lois applicables, à notre système de contrôle interne et aux principes comptables généralement reconnus.

Nous devons veiller à l’exactitude et à l’intégrité des registres de la société et à l’inscription correcte des éléments de notre actif et de notre passif dans les livres comptables de la société. Afin de permettre à la société de tenir des registres et des livres comptables exacts, vous devriez :

  • collaborer avec le directeur financier et les autres membres du personnel financier de la société et, le cas échéant, les vérificateurs externes;
  • signaler les transactions qui ne semblent pas avoir une fin commerciale légitime;
  • déclarer votre connaissance de tout état financier ou dossier mensonger ou inexact, qu’il le soit intentionnellement ou non;
  • veiller à ce que les contrats importants auxquels la société prend part soient consignés par écrit;
  • veiller à ce que nos dossiers soient conservés ou détruits conformément à nos politiques de conservation de documents.

PRODUCTION DE RAPPORTS DE LA SOCIÉTÉ OUVERTE

En tant que société ouverte, il est essentiel que les rapports soumis aux organismes de réglementation des valeurs mobilières soient exacts et envoyés dans les délais prescrits.

Vous ne pouvez pas, directement ou indirectement, faire une déclaration substantiellement mensongère ou trompeuse, ou en être la cause, omettre de déclarer, ou induire une autre personne à le faire, un fait important rendant une déclaration non trompeuse, à la lumière des circonstances dans lesquelles les déclarations ont été faites, aux vérificateurs indépendants, au comité de vérification, au conseil d’administration ou à la direction de la société, concernant :

  • toute vérification ou tout examen des états financiers de la société;
  • la préparation de rapports ou de documents devant être présentés à un organisme de réglementation.

Vous ne pouvez pas, directement ou indirectement, prendre une mesure visant à influencer, forcer, manipuler ou tromper de manière frauduleuse un comptable indépendant effectuant une vérification ou un examen des états financiers de la société qui doivent être présentés à un organisme de réglementation, si vous saviez qu’un tel acte pourrait rendre les états financiers substantiellement trompeurs, ou si votre ignorance à cet égard était déraisonnable.

Notre politique est de nous conformer à tous les règlements applicables concernant la comptabilité et la production d’états financiers. Si vous avez des préoccupations ou des plaintes concernant des questions douteuses liées à la comptabilité ou à une vérification de la société, vous devriez les soumettre (de manière anonyme, confidentielle ou autre) au conseil d’administration qui, sous réserve de ses obligations en vertu des lois, des règlements et des procédures judiciaires applicables, traitera ces préoccupations ou ces plaintes de manière confidentielle. De telles préoccupations ou plaintes peuvent être envoyées directement au président du conseil d’administration.

CONFORMITÉ AUX LOIS

Il est attendu que vous vous conformiez à l’ensemble de lois, des règlements et des règles des instances gouvernementales applicables. Vous devriez connaître et, dans le cas des cadres supérieurs, être responsables de l’établissement et du maintien des procédures visant à :

  • comprendre les lois, les règlements et les règles applicables au moyen de formation et d’énoncés de politique;
  • surveiller la conformité aux lois, aux règlements et aux règles applicables;
  • identifier les contraventions possibles aux lois, aux règlements et aux règles applicables et les signaler à un cadre supérieur ainsi que les corriger rapidement et efficacement toute contravention aux lois, aux règlements et aux règles applicables.

MODIFICATIONS DU CODE ET EXEMPTIONS

Le Code peut être modifié et des exemptions peuvent être accordées par le conseil d’administration. Le comité de vérification du conseil d’administration peut également accorder des exemptions en matière de conformité, sous réserve des clauses de divulgation et des autres clauses applicables des lois, des règlements et des politiques régissant les valeurs mobilières, incluant la divulgation de telles modifications ou exemptions, le cas échéant.

SIGNALEMENT DE COMPORTEMENT ILLICITE OU CONTRAIRE À L’ÉTHIQUE ET DE CONTRAVENTION AU CODE : POLITIQUE DE DÉNONCIATION

Nous prenons au sérieux tout comportement illicite ou contraire à l’éthique ainsi que toute contravention au Code et à ses exigences. Si vous soupçonnez l’existence d’un comportement illicite ou contraire à l’éthique ou d’une contravention au Code, vous devriez communiquer, verbalement ou par écrit, avec la direction de la société ou avec votre supérieur immédiat. Ce rapport devrait inclure la preuve de toute activité par un service ou un représentant de la société qui pourrait constituer :

  • une fraude d’entreprise;
  • un comportement commercial contraire à l’éthique;
  • une violation d’une loi fédérale, provinciale, territoriale ou municipale;
  • un danger important ou précis pour la santé ou la sécurité d’un particulier.

La partie qui reçoit votre rapport prendra note de sa réception, ouvrira une enquête le cas échéant et documentera la gestion de la situation, incluant les mesures correctives prises, s’il y a lieu.

Advenant que vous n’ayez pas obtenu une réponse satisfaisante de la part d’un dirigeant ou de votre supérieur immédiat, ou si vous n’êtes pas à l’aise de présenter vos préoccupations à ces personnes, vous devriez les faire parvenir au président du conseil d’administration.

CONFIDENTIALITÉ DES RAPPORTS; AUCUNES REPRÉSAILLES

Si vous formulez une plainte ou une préoccupation, vous avez le droit de le faire de manière anonyme et votre confidentialité sera protégée, sauf pour les exigences de tenue d’enquête ou de prise de mesures correctives et sous réserve des lois, des règlements et des procédures judiciaires applicables, ou en conformité avec ceux-ci. Nous ne permettrons pas les représailles, le harcèlement, le licenciement ou d’autres formes de discrimination, y compris mais sans s’y limiter, l’indemnisation, ou des conditions d’emploi de quelque nature que ce soit par la société, en son nom ou en votre nom, à l’égard de plaintes ou de rapports présentés de bonne foi concernant des violations du présent Code ou tout autre comportement illicite ou contraire à l’éthique. De plus, aucune personne ne peut être affectée de manière défavorable si elle refuse d’exécuter une directive qui constitue une fraude ou une violation liée aux incidents indiqués. Néanmoins, si vous avez participé à une violation présumée ou avez démontré un comportement illicite ou contraire à l’éthique, des mesures disciplinaires pourraient être imposées. Des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement seront prises contre toute personne qui use, directement ou indirectement, de représailles, ou qui encourage d’autres à le faire, contre toute personne qui signale une violation du Code ou un comportement illicite ou contraire à l’éthique.

Tous les membres du personnel ont l’obligation de coopérer pendant la tenue d’une enquête. Si un membre du personnel refuse de coopérer ou fournit des renseignements mensongers pendant une enquête, la société prendra des mesures correctives efficaces proportionnelles à la gravité de l’infraction. Ceci peut inclure des mesures disciplinaires allant jusqu’au licenciement.

Afin de protéger notre réputation, nous pouvons prendre des mesures disciplinaires ou résilier notre relation ou affiliation avec tout membre du personnel qui commet une infraction au Code, ou à ses politiques associées, ou qui se comporte de manière illicite ou contraire à l’éthique. Dans le cas des membres du conseil d’administration, nous pouvons leur demander de démissionner de leur poste.

DIFFUSION

Tous les employés actuels, les dirigeants et les administrateurs recevront un exemplaire du présent Code et devront confirmer l’avoir lu ainsi que signer un document à cet effet. Le Code sera affiché sur le site Web de la société et il y sera mis à jour à la suite de toute modification.

AUCUN DROIT CRÉÉ

Le présent Code, ainsi que toute politique adoptée par la société, constitue une déclaration des principes fondamentaux et des principales politiques et procédures qui régissent la conduite des affaires de la société. Le présent Code ne constitue pas de quelque façon que ce soit, et il n’est pas conçu à cette fin, un contrat d’emploi (ni ne modifie de quelque façon que ce soit tout contrat d’emploi existant) ni une assurance d’emploi; il ne crée aucun droit pour les employés, les dirigeants, les administrateurs, les fournisseurs, les concurrents, les entrepreneurs, les actionnaires ni pour toute autre personne ou entité.

DE QUI OBTENIR DES PRÉCISIONS

Conflit d’intérêts............................................. Directeur financier
Questions concernant un employé/un consultant.................. Votre supérieur immédiat
Affaires juridiques............................................. Directeur financier
Conduite illégale/contraire à l’éthique ou infraction soupçonnée au présent Code.......................... Cadre supérieur
Président du conseil d’administration